Scouting De Bevers wil duidelijk en transparant zijn over het verwerken van persoonsgegevens. Hoe dit gebeurt, lees je hieronder.

Scouting De Bevers verwerkt persoonsgegevens van hun leden, leiding en bestuursleden en dient zich te houden aan de privacywetgeving (AVG/GDPR). Hiervoor wordt de ledenadministratie Scouts Online van Scouting Nederland voor gebruikt. Het privacystatement kun je vinden op www.scouting.nl/privacy.

Cookies

Bezoek je onze website, dan verwerken we je persoonsgegevens met cookies. We gebruiken technische cookies om de website te laten functioneren. Ook gebruiken wij een programma voor websitestatistieken, maar daarbij anonimiseren we uw gegevens zo veel mogelijk. 

Persoonsgegevens

Scouting De Bevers verwerkt persoonsgegevens van de leden, leiding en bestuursleden. In de ledenadministratie Scouts Online zijn een aantal rollen gedefinieerd die in bepaalde mate inzicht gegeven in de geregistreerde persoonsgegevens:

• Gegevensbeheerder: kan persoonsgegevens inzien, registeren, wijzigen en verwijderen
• Penningmeester: kan persoonsgegevens en financiële gegevens inzien en wijzigen
• Teamleider: kan persoonsgegevens van de leden van de betreffende speltak inzien en wijzigen
• Lid: kan eigen persoonsgegevens inzien en wijzigen en kan persoonsgegevens van andere leden van de speltak inzien als deze niet als verborgen zijn aangemerkt

Omdat het e-mailadres van het lid wordt gebruikt voor het inloggen in Scouts Online, kan de betreffende rol het e-mailadres wijzigen alleen zal het gewijzigde e-mailadres pas definitief worden geregistreerd als deze door het betreffende lid wordt geaccepteerd.

De ouder/verzorger is verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte persoonsgegevens.

Aanmelden/afmelden lidmaatschap

Het aan- of afmelden van een lid verloopt via www.scoutingdebevers.nl. Het aanmeldformulier wordt of via e-mail verstuurd (info@scoutingdebevers.nl) of via de leiding afgegeven aan de ledenadministratie van de vereniging. De ledenadministratie (rol gegevensbeheerder) neemt de gegevens over in de ledenadministratie Scouts Online (SOL). De ledenadministratie draagt het aanmeldformulier over aan de financiële administratie (rol penningmeester) en verwijdert (de eventuele digitale kopie van) het aanmeldformulier.

De ledenadministratie maakt bij beëindiging van het lidmaatschap de gegevens inactief en vallen daarmee onder de wettelijk eisen m.b.t. opslag

Op het aanmeldformulier is de optie om de gegevens geheim te maken. Dit betekent dat deze niet inzichtelijk zijn voor andere speltakleden.

Aanmelden kampen/activiteiten

Bij het aanmelden voor kampen of andere activiteiten wordt de naam- en e-mailgegevens van het lid gebruikt voor functionele doeleinden. Deze gegevens worden in een beveiligde webomgeving bewaard en zijn alleen inzichtelijk voor de leiding en het bestuur.

Als er sprake is van een betaling zullen de benodigde geregistreerde gegevens in de ledenadministratie gebruikt worden voor het opvragen van een eenmalige incasso en zal na ontvangst de eenmalige incasso worden geregistreerd in de ledenadministratie.

Financiële gegevens

Bij aanmelding van het lidmaatschap wordt er een doorlopende machtiging door de financiële administratie (rol penningmeester) geregistreerd in de ledenadministratie en conform de SEPA-wetgeving wordt het aanmeldformulier fysiek gearchiveerd zolang het lidmaatschap en de afgegeven machtiging geldig is. De machtiging vervalt automatisch bij het beëindigen van het lidmaatschap. Als tussentijds het rekeningnummer wijzigt, zal opnieuw een machtiging worden gevraagd en geregistreerd.

Communicatie

Scouting De Bevers maakt gebruikt van de (online) media voor het promoten van haar activiteiten in de vorm van foto- en/of videomateriaal. Op het aanmeldformulier is de optie gegeven om hiermee in te stemmen. Deze toestemming kan altijd via e-mail (info@scoutingdebevers.nl) worden ingetrokken voor het betreffende lid.

Voor communicatie (b.v. nieuwsbrief, facturering en informatie) met de leden wordt gebruik gemaakt van de in de ledenadministratie geregistreerde gegevens in Scouts online(SOL) en communicatie tool in dit systeem. Verder zijn er per onderdeel Whatsapp groepen waarin ouders worden geïnformeerd over opkomsten door leiding. Ouders kunnen via whatsapp groep laten weten of kinderen aanwezig zullen zijn. Persoonlijke zaken worden niet in de groeps whatsapp besproken en hiervoor dienen ouders en leiding direct in contact te treden.

Acties /Sponsoring

Indien er persoonlijke gegevens (naam/email) nodig zijn voor acties en sponsoring dan zal hier per activiteit toestemming voor worden gevraagd via email vanuit SOL. Scouting de Bevers doet mee aan de grote club actie en hiervoor worden naam/email in systeem van grote club actie gecreëerd op beveiligde pagina voor scouting de bevers. De privacy voorwaarden van de grote club actie zijn te vinden op :

https://www.clubactie.nl/wp-content/uploads/2021/12/PRIVACY_VOORWAARDEN-_GCA.pdf

Bijzondere persoonsgegevens

Scouting De Bevers hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit fysiek dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting De Bevers mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Je gegevens worden door onze Scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld. Persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap registreren we in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Hierop is de privacywetgeving (AVG/GDPR) van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy vind je het Privacy Statement van Scouting Nederland. Je hebt via Scouts Online (https://sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens.